Outil Webinar Livestorm

[Checklist] Comment réussir son premier webinar ?

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Le webinar s’est imposé comme l’un des outils phares de la génération de leads, notamment dans le domaine du SaaS où la possibilité de partager son écran avec les participants offre une parfaite opportunité de réaliser des démonstrations de logiciel.

Contraction de “web” et “seminaire”, le webinar (ou webinaire) permet de réunir dans un salon virtuel une audience composée de clients ou de prospects pour leur présenter vos produits, services ou simplement leur prodiguer de précieux conseils dans un domaine où vous faites autorité.

Un webinar raté entachera votre réputation. Organiser un webinar s’avère souvent être un véritable challenge à relever pour un(e) responsable / directeur(rice) marketing (génération de leads, image de marque, etc.). Suivez les recommandations de cette checklist pour réussir votre premier webinar :

  • Maîtriser les aspects techniques
  • Générer un maximum d’inscriptions
  • Tirer profit sur le long terme

Maîtriser les aspects techniques du webinar

Une bonne préparation en amont du webinar est indispensable. Anticiper les aspects techniques du webinar est aussi important que de soigner la rédaction de son contenu. Pour cela, choisir l’outil adapté à vos ambitions et vos besoins est indispensable.
Choisir le meilleur outil de webinar.

Par “outil de webinar”, nous entendons logiciel permettant de diriger une conférence devant une audience invitée. Il en existe des dizaines avec des fonctionnalités variées et des modèles économiques différents.

Il n’existe pas de meilleur outil à proprement parler mais il existe forcément un outil plus adapté à vos besoins. Chez Datananas, nous avons la génération de leads dans le sang et sommes fiers de développer notre logiciel en France. Pour cette raison, nous avons porté notre choix sur Livestorm, un solution française intégrant de nombreuses fonctionnalités conçues pour les directeurs marketing avec une appétence pour les sujets growth.

La plateforme s’intègre parfaitement à notre stack marketing actuelle (Salesforce, Slack…) notamment grâce à son connecteur Zapier très bien conçu.

A vous d’étudier chaque option selon vos besoins en termes de fonctionnalités (partage d’écran, interlocuteurs multiples, modération en live, fonctionnalités de relances, personnalisation des pages d’inscription…).

Répéter votre webinar dans les conditions du direct

Si votre webinar s’appuie sur des éléments visuels (comme une présentation ou une démonstration de logiciel), ne sous-estimez pas les vertus d’une répétition. Cela vous permettra notamment d’anticiper certains accros possibles liés par exemple aux changements d’un logiciel à l’autre, entre votre présentation et votre démo.

Le jour J, pensez à ouvrir à l’avance chaque logiciel ou page web dont vous aurez besoin et à couper vos notifications de bureau et téléphone.

Booster le nombre d’inscrits à son webinar

Que vous souhaitiez organiser une session de prise en main de votre logiciel pour vos nouveaux clients ou une démonstration auprès de prospects, vous aurez certainement pour ambition de réunir un maximum d’inscrits et de participants à votre webinar. Pour ce faire, vous devrez soigner votre stratégie d’invitation et de relance en optimisant vos messages et le timing de chaque envoi. Les fonctionnalités d’emailing de votre plateforme de webinar pourront vous aider dans cette tâche.

Adopter la meilleure stratégie d’invitation pour votre webinar

Le contenu de l’invitation à votre webinar

En proposant à un prospect de participer à un webinar vous lui demandez de vous consacrer près d’une heure de son temps. Pour le convaincre, vous devrez mettre en avant dans votre invitation la proposition de valeur et le bénéfice potentiel d’un tel investissement. Ce bénéfice doit être clair et compréhensible en un coup d’oeil. Il devra pouvoir se résumer en une phrase et servira le plus souvent de titre au webinar.

Comme pour un bon e-mail de prospection, concentrez-vous sur la proposition de valeur finale. Dans le cas de Datananas par exemple, on pourra proposer à nos prospects de participer à ce type de webinar : “Découvrez comment augmenter de 38% votre nombre de rendez-vous pris chaque mois avec des décideurs” ou “Découvrez comment #ClientX a augmenté son CA de 20% en deux mois grâce à Datananas”.

Ici la proposition est claire et “mérite” que l’on consacre 30 minutes de son temps pour savoir comment atteindre ces objectifs. Un mauvais exemple aurait été : “Découvrez comment automatiser votre prospection grâce à Datananas”. En résumé, rappelez-vous de mettre en avant la fin plutôt que les moyens.

Pour l’un de nos derniers webinars dédiés aux bonnes pratiques de prospection des agences de communication, nous avons souhaité inviter un panel de professionnels qui ne nous connaissait pas.

Si vous ne connaissez pas votre prospect, lui adresser un invitation formatée par un outil de webinar revient à prospecter un contact non-optin à l’aide d’un outil de marketing automation ! C’est impersonnel et illégal. N’oubliez pas qu’il existe des différences fondamentales entre Sales Automation et Marketing Automation.

Nous avons donc utilisé Datananas Outbound pour envoyer des messages d’invitation très personnalisés à chaque invité. Notre stratégie concernant le message a été de jouer sur le côté exclusif de l’invitation.

Nous avons même utilisé des variables personnalisées pour simuler un lien d’inscription intégrant le nom de l’entreprise de chaque invité.

Séquence de prospection webinar Datananas

Le bon timing pour générer des inscriptions à votre webinar

S’il n’y a pas de recette miracle, certaines ficelles vous permettront d’optimiser le nombre d’inscriptions en envoyant invitations et relances aux moments opportuns.

Nous vous déconseillons d’envoyer la première invitation à votre webinar à plus de quinze jours de l’événement. Certes, vos prospects auront plus de chances d’être libres à cette date, mais une échéance lointaine poussera certains prospects à se désintéresser de votre invitation dont ils remettront à plus tard le traitement, pour ne souvent jamais y revenir.

Choisissez un outil de webinar qui enverra aux inscrits un ou plusieurs rappels à l’approche de l’heure fatidique. Ceci permet de diminuer le delta entre le nombre d’inscrits et le nombre de participants réel. Toutefois cela n’augmente pas le nombre d’inscrits, il est donc indispensable que vous mettiez en place votre propre stratégie de relance dans le but de générer des inscriptions.

Nous préconisons une relance la veille de l’événement et une seconde à quelques heures du live. Si l’invitation est envoyée à plus d’une semaine du jour J, vous pourrez ajouter une troisième relance à 48h de l’événement.

Datananas Outbound nous permet de répartir l’envoi des relances dans le temps et sur différents membres de notre équipe afin de respecter les quotas d’envois tout en assurant un volume d’envoi conséquent. Voici un aperçu de notre planning d’envoi les jours ayant précédé notre dernier webinar.

Dashboard Datananas

 

Optimiser le page d’inscription à votre webinar

L’objectif de cette page est simple : faire en sorte que vos prospects remplissent le formulaire d’inscription.

Vos e-mails d’invitation et de relance comporteront un lien vers une page d’inscription. C’est ici que vous pourrez préciser le programme du webinar si vous le souhaitez. Cependant, si la proposition de valeur de votre invitation est suffisamment claire, vos prospects devraient, à ce stade, être déjà convaincus de l’intérêt de votre webinar.

Contrairement aux landing pages “classiques” hébergées sur votre site et auxquelles vous avez certainement consacré de longues heures pour optimiser chaque phrase et chaque bouton afin d’augmenter vos taux de conversion, vous n’aurez pas entièrement la main sur cette page. L’édition de la page d’inscription sera nécessairement limitée à des fins d’optimisation des performances de conversion.

Cet aspect primordial devra être pris en compte lors de votre prise de décision. Livestorm, que nous utilisons chez Datananas, permet de pré-remplir les formulaires avec l’adresse e-mail du prospect. Cette optimisation nous a permis d’augmenter significativement le nombre d’inscrits à nos webinars.

Tirer profit de votre webinar à long terme pour générer des leads

La vie du webinar ne s’achève pas une fois que vous aurez remercié les participants et cliqué sur le bouton “Terminer”. Un webinar réussi peut s’inscrire dans une stratégie de contenus B2B, être proposé en visionnage à vos futurs leads et participer à la génération de prospects à long terme. Recontacter l’ensemble des inscrits à la suite de l’événement aura également un rôle à jouer pour convertir ces prospects en clients.

Relancer chaque invité au webinar

Il faut battre le fer tant qu’il est chaud. Dans les 24h qui suivent votre webinar, et dans l’idéal le jour même, envoyez un e-mail de suivi à l’ensemble des invités et participants.

Livestorm envoie automatiquement le replay du webinar à l’ensemble des inscrits. Chez Datananas, nous envoyons généralement du contenu (articles de blog, livres blancs…) en rapport avec le webinar accompagné d’un mot de remerciement pour les présents et d’un message adapté pour les personnes ayant raté le live.

Les contacts qui se sont inscrits dans Livestorm sont automatiquement enrichis avec des données précieuses sur leurs entreprises, cela nous permet de concevoir des séquences hautement personnalisées et d’augmenter encore nos taux de conversion.

Cet e-mail de suivi personnalisé est une occasion de plus de proposer à vos prospects de prendre rendez-vous pour un échange en one-to-one qui pourra aboutir à une vente. Nous pourrons ensuite engager nos prospects les plus froids dans d’autres séquences de nurturing automatisées conçues avec notre logiciel Datananas. Le webinar fait partie intégrante de notre stratégie de prospection par e-mails, dont il est l’un des points de départ.

Valoriser le replay du webinar

Un bon webinar, surtout s’il est accompagné d’une présentation visuel peut demander plusieurs heures de préparation. Vous pourrez bien entendu conserver le rendu final pour un futur webinar similaire.

Certains outils de webinar tel que Livestorm permettent de télécharger très simplement chaque session en vidéo.

Deux options s’offrent alors à vous :
Héberger cette vidéo sur une plateforme telle que Youtube ou Wistia pour la mettre à disposition de vos prospects. Vous pourrez intégrer cette vidéo dans des séquences de nurturing et/ou la rendre accessible à tous depuis votre site internet
Programmer de nouvelles sessions du même webinar et diffuser automatiquement une séance pré-enregistrée (Tous les outils de webinar ne le permettent pas, c’est le cas chez Livestorm)

Dashboard Livestorm

 

Nous avons organisé notre premier webinar sur Livestorm en appliquant ces conseils et avons :

  • Réuni plus de 150 inscrits
  • Enregistré plus de 100 participants je jour j
  • Frôlé les 80% de taux d’ouverture de nos e-mails d’invitation
  • Généré 34 utilisateurs supplémentaires de datananas

En appliquant ces conseils vous devriez sans trop d’efforts réussir votre webinar.

Geoffrey Halgand Demand Generation @Datananas. Working hard to innovate daily, generate traffic and turn visitors into qualified leads with passion.