Selon une étude, 90% des e-mails envoyés contiennent au moins une faute d’orthographe.
Ce qui est acceptable dans des e-mails personnels, l’est malheureusement beaucoup moins pour les e-mails de prospection.
Vous en voulez la preuve ?
83% des Français se disent choqués lorsqu’ils trouvent une faute d’orthographe dans un e-mail professionnel.
Bref, pour garantir le succès de vos campagnes de prospection, autant éviter les fautes.
Heureusement, on a quelques astuces à vous partager pour faire de vos fautes un mauvais souvenir !
Bonne lecture.
Astuce n°1 : Adoptez un correcteur orthographique
Commençons par la solution la plus simple à mettre en œuvre et souvent la plus efficace : installer un correcteur orthographique.
Pourquoi utiliser un correcteur d’orthographe ?
Il y a plusieurs types de fautes d’orthographe.
Dans les faits, 80% des fautes dans les e-mails sont des fautes d’orthographe (le mot est mal écrit), d’accord et de conjugaison. Or, la plupart des correcteurs détectent ces fautes de manière fiable.
À moins que le contexte de l’e-mail soit complexe, vous devriez être en mesure d’identifier et corriger vos fautes les plus courantes.
Quelles fautes ces correcteurs sont-ils capables de détecter ?
Rentrons un peu dans le détail de ce que ces solutions sont capables de détecter :
- Les fautes d’orthographe. Exemple : « je vous ai appellé » (au lieu de appelé)
- Les fautes de conjugaison du type : « Je vous ai envoyer » (au lieu de envoyé)
- Les fautes d’accord : « Les prospectus que je vous ai envoyé » (au lieu de envoyés)
- Certains correcteurs sont également capables de détecter des fautes de style (phrases trop longues ou alambiquées) ou les barbarismes (ex : « autant pour moi » au lieu de « au temps pour moi »)
Quel est le meilleur logiciel d’orthographe ?
L’offre de logiciels correcteurs est assez large.
D’un côté, vous trouverez les correcteurs en ligne type Bon Patron, Reverso et autres Cordial. Méfiance, car ces correcteurs ont souvent des capacités de détection limitées.
De l’autre, vous trouverez les logiciels professionnels de type Le Robert ou Antidote.
Enfin vous avez les logiciels basés sur des extensions navigateur comme MerciApp.
Pour vous faire une idée des capacités de chacun, je vous invite à consulter ce comparatif.
Astuce n°2 : Relisez-vous à haute voix
Une fois votre e-mail passé à la moulinette du correcteur orthographique, il est temps de passer à la phase deux : la relecture à haute voix.
Pourquoi relire ses e-mails à haute voix ?
Relire ses e-mails à voix haute permet d’identifier la plupart des lourdeurs et des fautes d’orthographe avancées.
Commençons par les lourdeurs. Lire un e-mail permet de se rendre compte de la réelle longueur des phrases car on parle généralement moins vite que l’on ne lit. Cette phase de relecture permet donc d’identifier les redondances ou les formules trop complexes qui rendent la lecture moins fluide pour votre prospect.
Cette relecture permet souvent également d’identifier les fautes liées aux homophones.
Les homophones sont ces mots qui ont la même prononciation, mais pas la même orthographe. Par exemple : tache et tâche, saint ou sain, etc. Ces fautes attirent plus facilement notre attention dans le cadre d’une relecture (et échappent parfois aux correcteurs, ou en tout cas à ceux qui n’analysent pas le contexte).
Comment bien relire ses e-mails ?
Tout d’abord, prenez le temps de bien faire cet exercice. Ensuite, assurez-vous que vous ne serez pas dérangé pendant votre relecture. Idéalement faites-la d’une traite car vos prospects sont aussi susceptibles de lire votre e-mail en une seule fois.
Astuce n°3 : Faites-vous relire
Jusqu’à maintenant, nous avons parlé de techniques qui n’impliquaient que vous, le rédacteur de l’e-mail. Mais il faut savoir reconnaître qu’on n’est pas infaillibles ! Un œil extérieur est toujours bon à prendre pour ne laisser passer aucune faute.
Pourquoi se faire relire ?
Relire permet d’abord de repérer des fautes que vous ne maîtrisez pas, mais que vos collègues maîtrisent. La relecture par un tiers permet également une prise de distance par rapport au contenu de votre e-mail qui facilite souvent l’identification des fautes de grammaire ou d’orthographe.
Comment se faire relire ?
L’option la plus simple, c’est évidemment de demander à un collègue ou un proche.
Mais il existe également des sites qui proposent une relecture et une correction par un professionnel. Le jeu peut en valoir la chandelle, surtout si vous envoyez l’e-mail en question en masse ou plus simplement si vous allez être amené à réutiliser le texte dans le temps.
Pour trouver un relecteur professionnel, vous pouvez par exemple faire appel au site Malt.
Astuce n°4 : Utilisez des modèles
Une fois votre texte parfaitement relu et corrigé, pourquoi ne pas le réutiliser en l’adaptant marginalement au contexte ?
Pourquoi utiliser des modèles ?
La plupart des campagnes de prospection par e-mail sont basées sur des contenus proches. Dans le détail, certains e-mails vont mentionner des détails non inclus dans les autres, mais dans l’ensemble, le contenu change peu
Si c’est le cas pour vos campagnes, enregistrer vos e-mails parfaitement relus pour les réutiliser plus tard permet d’éviter de partir d’une base vierge et de réintroduire des fautes.
Comment utiliser des modèles ?
Si vous utilisez un logiciel comme Datananas pour votre prospection, vous pouvez simplement créer et enregistrer des modèles d’e-mail.
Si vous utilisez votre boîte personnelle pour votre prospection, vous pouvez utiliser une extension qui stocke vos modèles comme TextExpander. Ce logiciel vous permet de créer et d’enregistrer facilement des modèles de texte que vous pouvez ensuite réutiliser dans votre boîte e-mail ou dans tout autre logiciel que vous utilisez sur votre ordinateur.
Si vous êtes arrivés jusqu’ici, vos e-mails de prospection ne devraient plus contenir de fautes ! En espérant vous avoir convaincu que l’orthographe n’est pas une fatalité, mais simplement un problème qui peut être réglé en suivant une méthode précise.
